Notwendig: Mehr strategisches Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Die Digitalisierung in Bundesbehörden schreitet Schritt für Schritt voran. Dabei sind es nicht nur große Transformationsprojekte, die Aufmerksamkeit verdienen. Unsere Erfahrung im öffentlichen Sektor zeigt: Auch kleinere Vorhaben – wie die Einführung einer neuen Software oder die Optimierung interner Prozesse – beinhalten Herausforderungen, die durch professionelles Projektmanagement besser zu bewältigen sind. Doch gerade diese kleinen Projekte werden oft unterschätzt oder übersehen. Unsere Erkenntnisse aus Beratungs- und IT-Projekten von der Kommunal- bis zur Bundesverwaltung.

Warum auch kleine Projekte große Aufmerksamkeit verdienen

Digitalisierung entwickelt sich schrittweise und nicht von heute auf morgen. Für Behörden bedeutet das, sich stetig weiterzuentwickeln, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Viele der dazugehörigen Projekte, wie etwa eine Softwareinstallation, wirken auf den ersten Blick unscheinbar, sind jedoch entscheidend dafür, dass ein größerer Veränderungsprozess funktioniert. Damit neue Lösungen tatsächlich im Alltag ankommen, müssen sie gut eingeführt und verständlich erklärt werden. Genau hier ist Koordination gefragt – und das gilt nicht nur für IT-Vorhaben. Wenn kleinere Themen nicht aktiv betreut werden, ist die Gefahr ineffizienter Prozesse, dem Beibehalten veralteter Anwendungen und unnötiger Reibungsverluste groß. Wer zu lange wartet, macht die nötigen Veränderungen nur noch schwieriger. Deshalb braucht es Verlässlichkeit und Engagement – sowohl von Projektverantwortlichen als auch von den Kolleginnen und Kollegen in den Behörden selbst.

Projektmanagement ist mehr als Technik: Die richtigen Fragen stellen

In vielen Teams ist nicht immer klar, was überhaupt als „Projekt“ zählt. Wer eine neue Software einführen will oder einen Prozess optimieren möchte, wendet sich oft nicht an das Project Management Office (PMO) oder an Projektverantwortliche – zu klein, zu banal scheint das Vorhaben. Die Folge: Manches wird einfach selbst gemacht. Das kann funktionieren, in der Praxis erlebe ich aber oft das Gegenteil. Mitarbeitende gehen zwar motiviert und mit gutem Willen an die Sache heran, unterschätzen aber den Aufwand oder stoßen auf offene Fragen. Muss das Tool für die eigenen Zwecke angepasst werden? Wann ist der beste Zeitpunkt für die Installation? Wer schreibt das Service Manual für die Abteilung? Fehlende Ansprechpartner und Ressourcen oder nicht abgestimmte Lösungen führen zu Verzögerungen oder gar zur Notwendigkeit, ein Projekt später nochmals von Grund auf neu zu starten.

Auch bei kleinen IT-Projekten geht es um mehr als nur um Technik: Gibt es schon ein ähnliches Tool im Haus? Ist es barrierefrei? Wer übernimmt später Updates oder den Betrieb? Und wurde eigentlich eine Budgetfreigabe eingeholt? Wenn solche Fragen ungeklärt bleiben, kommt es schnell zu Umwegen, Nachbesserungen oder Verzögerungen.

Wie Projektmanagement in Behörden Erfolge sichtbar macht und Vertrauen stärkt

Erfahrene Projektmanager und Projektmanagerinnen bringen Struktur, Klarheit und Verlässlichkeit – auch in kleinen Projekten. Sie stellen die richtigen Fragen zu Beginn, analysieren Anforderungen präzise, kommunizieren transparent mit allen Beteiligten und helfen dabei, Prioritäten richtig zu setzen. Dabei ist nicht jedes Projekt gleich: Manche erfordern technisches Spezialwissen, andere mehr Kommunikationsstärke. Ein gutes PMO stellt sicher, dass die richtigen Menschen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Ein Schlüssel zum Erfolg besteht in persönlicher Nähe. Regelmäßige Abstimmungen, auch vor Ort, fördern Vertrauen, beschleunigen Prozesse und ermöglichen eine offenere Kommunikation. So entsteht eine Dynamik, die in virtuellen Meetings oft nur schwer erreichbar ist.

Jedes erfolgreich durchgeführte Projekt stärkt das Vertrauen in die Organisation und die Vorgesetzten. Mitarbeitende erleben, dass ihre Anliegen ernst genommen und effizient umgesetzt werden. Gleichzeitig lernen auch Projektmanagerinnen mit jedem Vorhaben dazu – durch den Austausch mit internen Fachabteilungen ebenso wie mit erfahrenen Fachkräften im PMO.

Praxisbeispiel: Projektmanagement der automatisierten Erfassung von Emissionsdaten

Ein aktuelles Projekt verdeutlicht den Mehrwert strukturierten Projektmanagements: Ein Kunde erfasste IT-Emissionsdaten bislang manuell. Ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess, der außerdem zusätzliche Arbeit und Deadlines für die Beschäftigten bedeutet. Zudem fehlte eine klare Regelung, welche Daten überhaupt erhoben werden sollten.

Daher wurde der Wunsch geäußert, diese Auswertung zu vereinheitlichen und zu automatisieren. Im ersten Schritt ging es darum, einen exakten Überblick zu erstellen: Welche Prozesse sollen erfasst werden und welche Emissionen fallen dabei an? Viele geforderte Daten wurden noch gar nicht erhoben, weil sich keine Zuständigkeiten kommuniziert wurden.

Auf dieser Grundlage entwickelten wir ein einheitliches Erfassungskonzept. Wichtig war dabei, Redundanzen zu vermeiden, insbesondere bei mehrstufigen Prozessen, bei denen Emissionen nicht doppelt erfasst werden sollten. Durch transparente Kommunikation konnte in allen Abteilungen ein gemeinsames Verständnis geschaffen werden: Welche Daten werden wie erhoben, und wer ist jeweils Ansprechpartner?

Erst danach war es sinnvoll, passende Tools zu evaluieren. Die gewählte Lösung wurde so integriert, dass sie die relevanten Daten automatisch erfasst, konsolidiert und als Report bereitstellt.

Aus einem unklaren, oft als lästig empfundenen Vorgang entstand so ein effizienter, nachvollziehbarer Prozess mit belastbaren Zahlen, die als Grundlage für eine Nachhaltigkeitsstrategie herangezogen werden können. Hier zeigte sich, wie eine strukturierte Anforderungsanalyse, koordinierte Ressourcenplanung und klare Zuständigkeiten Projekte nicht nur zügiger umsetzen, sondern auch die Datenqualität verbessern können – bei gleichzeitiger Entlastung der Fachabteilungen.

Kleine Projekte haben – gut gemanagt – große Wirkung für die Digitalisierung

Kleine Projekte sind keine Kleinigkeit. Sie sind das Rückgrat kontinuierlicher Verbesserung und Innovation in der Verwaltung. Wenn sie professionell gemanagt werden, gewinnen alle, dank schnellerer Umsetzung, geringerem Risiko und besseren Ergebnissen. Digitalisierung passiert nicht auf Knopfdruck – aber sie gelingt, wenn wir auch die vermeintlich kleinen Schritte ernst nehmen und aktiv begleiten.